Der automatische Offene-Posten-Ausgleich (OPA) ist ein zentraler Bestandteil der Offene-Posten-Verarbeitung (OP-Verarbeitung) sowohl im Forderungsmanagement (FDM) als auch im Verbindlichkeitsmanagement (VBM). Dabei werden offene Soll- und Haben-Posten auf einem Rechnungseinheitskonto (REK) oder einem Kreditorkonto automatisch geprüft und – wenn möglich – miteinander ausgeglichen.
Der Prozess wird automatisch angestoßen und erfolgt vollständig ohne manuelles Eingreifen.
Hinweis: REK und Kreditorenkonten werden im Folgenden zusammenfassend als Personenkonto bezeichnet.
Prozessstart und Auslöser
Der automatische OPA kann auf zwei Wegen ausgelöst werden:
- Durch den regelmäßig laufenden Systemjob „Posten verarbeiten“
- Durch bestimmte Systemereignisse wie neu erfasste Posten, Zahlungen, Stornierungen oder Änderungen am REK (z.B. Zahlweg-Änderung)
In beiden Fällen entstehen im Hintergrund sogenannte Geschäftsvorfälle (systeminterne Auslöser), die automatisch die OP-Verarbeitung starten. Dadurch wird sichergestellt, dass offene Posten zeitnah geprüft und – bei passender Konstellation – automatisch ausgeglichen werden, ohne dass ein Nutzer manuell eingreifen muss.
Empfehlung: Der Job „Posten verarbeiten“ sollte idealerweise außerhalb der Geschäftszeiten, jedoch vor Beginn der täglichen Arbeitszeit ausgeführt werden. So ist gewährleistet, dass den Anwendern stets aktuelle und konsistente Daten für ihre Arbeit vorliegen.
Personenkonto sperren
Bevor ein Ausgleich erfolgen kann, prüft das System automatisch, ob das jeweilige Bevor ein Ausgleich erfolgen kann, prüft das System automatisch, ob das jeweilige Personenkonto (REK oder Kreditorenkonto) aktuell für eine Verarbeitung freigegeben ist.
Ein Konto gilt als gesperrt, wenn
- Es durch einen Benutzer in der Oberfläche geöffnet wurde
- Ein anderer Prozess darauf zugreift (z. B. Mahnung, Zahlungserfassung oder Zahllauf)
In diesen Fällen wird das Konto nicht verarbeitet. Das System prüft jedoch in regelmäßigen Abständen erneut, ob die Sperre aufgehoben wurde. Erst dann wird das Konto in die nächste Ausgleichsverarbeitung einbezogen.
Dadurch wird sichergestellt, dass parallele Bearbeitungen vermieden und Buchungskonflikte ausgeschlossen werden.
Grundkonfiguration für den Ausgleich
Damit der automatische OPA reibungslos ablaufen kann, müssen bestimmte systemseitige Voraussetzungen erfüllt sein. Diese beziehen sich sowohl auf das jeweilige Personenkonto als auch auf die dort hinterlegte Ausgleichssteuerung. Sie umfasst verschiedene Elemente wie Ausgleichsmodelle, Prioritäten und Sperren.
Die Ausgleichssteuerung legt die Logik des OPA fest und definiert, unter welchen Bedingungen Posten miteinander ausgeglichen werden. Sie ist am Personenkonto hinterlegt und berücksichtigt u. a.:
- Gesetzte Ausgleichssperren
- Regeln zur Ausgleichbarkeit (z. B. Saldo muss 0 sein)
- Reihenfolge der Ausgleichsprioritäten (z. B. Betrag, Datum, Geschäftsvorfalltyp)
- Definition von erlaubten Bereichsverrechnungen (z. B. Strom ↔ Wasser)
Die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten sind in der Ausgleichssteuerung verortet.
Pfad im System:
- Forderungsmanagement → Stammdaten → Ausgleichssteuerung verwalten
- Verbindlichkeitsmanagement → Stammdaten → Ausgleichssteuerung verwalten
Hinweis: Die Benutzeroberfläche ist für beide Bereiche identisch.
Ausgleichmodelle
Ein zentrales Element der Ausgleichssteuerung sind die Ausgleichsmodelle. Sie definieren, in welcher Form ein Ausgleich stattfinden darf. Standardmäßig sind drei Modelle im System verfügbar:
- Standard: erlaubt auch Teilausgleich
- Saldo 0: erlaubt nur vollständigen Ausgleich
- Ausgleichssperre: verhindert jeglichen Ausgleich
Eigene Modelle können bei Bedarf erstellt werden.
Ausgleichsprioritäten
Jedes Modell enthält eine definierte Reihenfolge von Ausgleichsprioritäten, die festlegt, in welcher Abfolge das System passende Posten für den Ausgleich sucht.
Folgende Kriterien stehen zur Auswahl (die Reihenfolge ist frei definierbar, siehe Screenshot unten):
- nach gleichen Beträgen
- nach Belegdatum
- nach Buchungsdatum
- nach Fälligkeitsdatum
- nach Vertrag
- nach Geschäftsbereich-Priorität
- nach Geschäftsvorfalltyp-Priorität
Geschäftsbereichspriorität
Wenn auf einem Personenkonto mehrere Geschäftsbereiche (z. B. Strom, Wasser, Gas) geführt werden, kann über die Geschäftsbereichspriorität gesteuert werden, welcher Bereich beim Ausgleich vorrangig behandelt wird. Die Priorisierung erfolgt numerisch – die niedrigste Zahl steht dabei für die höchste Priorität.
Ausgleichregeln
Über die Ausgleichsregeln wird gesteuert, ob ein bereichsübergreifender Ausgleich zulässig ist.
Zur Auswahl stehen:
- Jeder mit jedem: Ausgleich zwischen allen Geschäftsbereichen möglich
- Nur mit sich selbst: Ausgleich nur innerhalb desselben Geschäftsbereichs
- Individuell: Gezielte Definition erlaubter Bereichsverrechnungen
Diese Einstellung steuert beispielsweise, ob Strom-Posten mit Wasser-Posten ausgeglichen werden dürfen – oder ob die Verarbeitung strikt getrennt erfolgt.
Geschäftsvorfalltyp-Priorität
Die Geschäftsvorfalltyp-Priorität bestimmt, welche Arten von offenen Posten bei der automatisierten Verarbeitung bevorzugt ausgeglichen werden – unabhängig von Kriterien wie Betrag oder Fälligkeit.
Diese Einstellung wird besonders dann relevant, wenn mehrere gleichwertige Ausgleichsmöglichkeiten bestehen. Durch die Priorisierung kann z. B. definiert werden, dass zunächst Mahnkosten oder Rücklastschriftgebühren ausgeglichen werden, bevor Hauptforderungen berücksichtigt werden.
Die Reihenfolge der Geschäftsvorfalltypen wird je Ausgleichsmodell individuell festgelegt und systemseitig bei der Verarbeitung berücksichtigt.
Gründe für Ausgleichssperren
In bestimmten Fällen soll ein maschineller OPA verhindert werden, obwohl alle übrigen Bedingungen erfüllt sind. Dafür können Ausgleichssperren mit definierten Gründen gesetzt werden. Diese verhindern gezielt, dass bestimmte Posten verarbeitet werden.
Kontierungsschlüssel und Geschäftsvorfälle
Für die buchhalterisch korrekte Abbildung von Ausgleichsvorgängen werden Kontierungsschlüssel und zugehörige Geschäftsvorfälle benötigt. Diese steuern, wie die durch den OPA erzeugten Belege verbucht werden – z. B. auf welches Sachkonto, mit welchem Steuerkennzeichen oder mit welchem Buchungstext.
Die Konfiguration erfolgt im Vorfeld zentral und ist nicht Bestandteil des eigentlichen Ausgleichsprozesses. Ohne korrekt gepflegte Kontierungsschlüssel ist keine automatische Buchung der resultierenden Geschäftsvorfallsbelege möglich.
Die erzeugten Geschäftsvorfallbelege werden nach der Verarbeitung automatisch an die Buchungssteuerung (BST) übergeben. Je nach Belegart kann daraus entweder ein Buchungssatz ins Hauptbuch generiert werden oder ein Posten, der im Nebenbuch Personenkonten (NBP) geführt wird.
Prozesspfad der ganzen Ausgleichskonfiguration im System: Forderungsmanagement -> Stammdaten -> Ausgleichsteuerung verwalten
Ausführung des maschinellen Ausgleichs
Sobald die Ausgleichssteuerung eingerichtet ist, ist das System in der Lage, offene Posten automatisch auszugleichen.
Ablauf der Verarbeitung:
- Bewertung von Sperren (z. B. manuell gesetzte Ausgleichssperren)
- Prüfung gegen die im Ausgleichsmodell definierten Regeln
- Durchführung des Ausgleichs (vollständiger Ausgleich oder Teilausgleich)
- Selektion aller offenen, verarbeitbaren Posten
Hinweis:
Falls kein Ausgleich möglich ist (z. B. wegen Sperre oder unpassender Betragskonstellation), verbleiben die Posten im Konto und werden im nächsten Verarbeitungslauf erneut berücksichtigt.
Weiterverarbeitung zahlungspflichtiger Posten
Nach dem OPA können weiterhin Restposten bestehen, die nicht vollständig ausgeglichen wurden. Handelt es sich dabei um zahlungspflichtige Posten, übernimmt die Zahlungsabwicklung die weitere Verarbeitung. Grundlage hierfür sind das Zahlungsmodell mit seinen Regeln zur Durchführung von Zahlungen sowie der Zahlweg, der die erforderlichen Bankdaten bereitstellt.
Zahlungsmodell
Das Zahlungsmodell legt die zentralen Rahmenbedingungen für die Zahlungsabwicklung fest. Es definiert, unter welchen Voraussetzungen Ein- oder Auszahlungen erfolgen können – etwa Vorlaufzeiten, Verdichtungsregeln oder den Zahlungsvorgang (z. B. Lastschrift oder Überweisung).
Ein korrekt konfiguriertes Zahlungsmodell ist Voraussetzung für:
- Die Erzeugung eines Zahllaufs
- Die anschließende SEPA-Übergabe (sofern aktiviert)
Die Pflege erfolgt im Menü „Zahlungsauftragssteuerung verwalten“. Dort können neue Modelle erstellt oder bestehende angepasst werden.
Nach einem Rechtsklick in der Modellübersicht öffnet sich der Bearbeitungsdialog:
Prozess: Zahlungsauftragssteuerung verwalten
- Bezeichnung
Frei wählbarer Name des Modells - Kontoarttyp
Gibt an, ob das Modell für Debitoren oder Kreditoren gilt - Zahlungsvorgang
Bestimmt, ob das Modell Einzahlungen, Auszahlungen oder beides umfasst. - Anzahl Vorlauftage
Definiert, wie viele Tage vor dem im Zahlungsavis angegebenen Ausführungsdatum der Zahlauftrag spätestens erstellt werden muss. Beispiel: Bei einem Vorlauf von 2 Tagen und einem gewünschten Ausführungsdatum am 05.08. wird der Auftrag spätestens am 03.08. generiert. - Verdichtung
Steuert, auf welcher Ebene mehrere Posten für einen Auftrag zusammengefasst werden- Person: Alle Posten einer Person
- Personenkonto: Alle Posten eines Personenkontos
- Ohne Verdichtung: Jeder Posten einzeln
- Geschäftsvorfalltyp
Gibt den Geschäftsvorfall an, mit dem Zahlungen systemseitig gebucht werden sollen. - Freigabe erforderlich
Aktivieren, wenn der Zahllauf vor der Übergabe manuell bestätigt werden muss – etwa bei sensiblen Auszahlungen - Standard
Dieses Modell wird als Standard für neue Personenkonten gesetzt - Marktpartner
Haken bei „Marktpartner“ bedeutet, dass dieses Modell in Marktprozessen verwendet wird. - Ohne Zahlungsdatei
Wenn aktiviert, wird bei Ausführung keine SEPA-Zahlungsdatei erzeugt – z. B. bei rein internen Umbuchungen. - Ausführungsdatum Zahlungsavis
Definiert, wie das System das Datum für die Zahlungsdurchführung festlegt:- Frühestes Fälligkeitsdatum aller zugeordneter Posten
- Spätestes Fälligkeitsdatum aller zugeordneter Posten
Pfad im System:
- Zahlungsmanagement → Stammdaten → Zahlungsauftragssteuerung verwalten
- Verbindlichkeitsmanagement → Stammdaten →
Zahlweg
Ein gültiger Zahlweg ist Voraussetzung dafür, dass zahlungspflichtige Posten maschinell in einen Zahllauf aufgenommen werden können. Er enthält die Bankverbindung für den SEPA-Zahlungsverkehr und ist fest mit einem Zahlungsmodell verknüpft.
Der Zahlweg legt unter anderem fest:
- An welches Konto Zahlungen erfolgen bzw. von welchem Konto Lastschriften eingezogen werden
- Den verwendeten SEPA-Typ (z. B. Überweisung oder Basislastschrift)
- Den Zeitraum der Gültigkeit
Die Pflege erfolgt je Personenkonto. Fehlt ein gültiger Zahlweg, werden zahlungspflichtige Posten von der weiteren Zahlungsbearbeitung ausgeschlossen.
Im Dialog Zahlweg erfassen werden alle für den automatisierten Zahlungsverkehr relevanten Angaben gepflegt – darunter IBAN, BIC, SEPA-Lastschriftart sowie das zugeordnete Zahlungsmodell.
Nur wenn ein vollständiger und gültiger Zahlweg hinterlegt ist, können Posten in den Zahllauf übernommen und weiterverarbeitet werden.
Pfad im System:
- Forderungsmanagement → Konten → Zahlweg erfassen
- Verbindlichkeitsmanagement → Konten → Zahlweg erfassen
Übergang ins Mahnwesen
Nachdem der OPA abgeschlossen ist, wird der Mahnprozess gestartet.
: Die ProzessumsetzungAbschluss der Verarbeitung
Nach dem Mahnprozess wird die systemseitige Sperre für verarbeitete Konten wieder aufgehoben. Konten, die im aktuellen Lauf aufgrund von Sperren nicht berücksichtigt werden konnten, werden in einem folgenden Durchlauf erneut geprüft.
Im letzten Schritt wird geprüft, ob im Rahmen des automatischen OPA Geschäftsvorfallsbelege entstanden sind. Diese werden – sofern vorhanden – an die BST übergeben und dort weiterverarbeitet.
Mit Abschluss aller Verarbeitungsschritte wird der Lauf systemseitig als beendet markiert. Der Prozess ist damit vollständig abgeschlossen und bereit für den nächsten Turnus.